¿Qué es un plan de trabajo y cómo crearlo?

El ritmo de vida actual, con la sobrecarga de actividades y estímulos que llegan de la mano de los avances tecnológicos, nos motivan a trazar planes sólidos. Estos planes nos permiten llevar adelante el trabajo, logrando objetivos, evitando la procrastinación y optimizando al máximo el tiempo disponible. El 70% de las empresas que usan una planificación estratégica obtienen resultados sobresalientes. En el ámbito académico, el 54% de los estudiantes universitarios piensan que las habilidades organizativas mejorarán su desempeño. En este artículo hablamos sobre qué es el plan de trabajo, cuáles son sus ventajas y cómo hacerlo.

¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es una herramienta de planificación que te permite organizar los datos necesarios para llevar a cabo un proyecto. Puedes incluir objetivos generales y específicos, actividades del proceso, tareas asignadas a los participantes del proceso, fechas claves, recursos, indicadores de cumplimiento y más.

A continuación veamos las características de un plan de trabajo.

Ventajas

Simplifica las metas: El plan de trabajo divide las metas a largo plazo, relacionados a grandes desafíos, en pequeños objetivos. Esta distribución te ayudará a mantener el enfoque y la motivación a lo largo del camino.

Contribuye a la eficiencia: Con tareas aclaradas y asignadas con anticipación, sabes qué debes hacer, cuándo, cómo y en qué orden debes hacerlo. De esta manera, te puedes enfocar en las tareas según su prioridad y no distraerte en detalles.

Permite hacer evaluaciones del progreso y detectar fallas: A medida que avanzas con el plan de trabajo, descubres si existe algún tipo de limitación o inconsistencia en lo planteado. Si detectas algún problema, puedes realizar modificaciones o ajustes oportunos para llegar al objetivo rápidamente y maximizar los resultados.

Establece la dirección: El plan de trabajo determina una dirección general del proyecto, es decir, establece una secuencia de pasos que tienes que seguir para acercarte a lo que quieres lograr.

Desventajas

Requiere tiempo: El plan de trabajo no se desarrolla de la noche a la mañana. Debes considerar los elementos que forman parte del proceso, asignar tareas y recursos. Independientemente de cuánto te tome realizarlo, es tiempo bien invertido, ya que no implementar un plan de trabajo puede provocar consecuencias negativas en el futuro.

Puede resultar costoso para pequeñas empresas y proyectos: Crear un plan requiere recurso humano competente, así que puede implicar un gasto extra.

Tiene un alcance limitado: El plan de trabajo muchas veces no contempla escenarios inesperados e imprevistos.

Tipos de planes de trabajo

Aunque existen varios tipos de planes de trabajo, los más utilizados son:

De ventas

Generalmente, el departamento comercial de un negocio se encarga de crear planes de venta. Establecen una proyección aproximada de ventas y las estrategias para alcanzarla, así como las tareas asignadas a cada trabajador. Incluyen el presupuesto, los resultados de años anteriores y los indicadores que sirven para medir el avance.

De objetivos personales

El plan de trabajo de un proyecto personal resulta útil al momento de emprender un camino por tu propia cuenta. Inicialmente, se plantea el objetivo y las acciones que te llevarán a lograrlo. Por ejemplo, si quieres dejar tu trabajo actual y dedicarte al e-commerce, puedes evaluar qué productos o servicios puedes comercializar, definir el modelo de tu negocio, los costos que lleva y el mercado en que operará.

Empresarial

El plan de trabajo de una empresa sirve para dar a conocer a cada departamento que forma parte de la organización, qué responsabilidades y tareas le corresponden, en qué tiempos debe realizarlas, qué metodología debe usar, etc. Su objetivo principal es mejorar el rendimiento de la compañía.

Académico

Este plan se desarrolla en el ámbito de la formación académica, es decir, en escuelas, universidades e institutos de enseñanza. Sirve para detallar el contenido de asignaturas, especificaciones y lineamientos pedagógicos, tareas, métricas para medir el avance en los alumnos, etc.

Cómo hacer un plan de trabajo en 6 pasos

PASO 1: ESPECIFICA TUS METAS Y OBJETIVOS

Las metas suelen ser más amplias, por ejemplo, cambiar de carrera profesional. Los objetivos son acciones puntuales para alcanzar las metas: seleccionar una nueva universidad, inscribirse al curso, etc.

Para definir los objetivos de manera clara, puedes usar la metodología SMART:

S (Específicos): ¿Qué quiero lograr?

M (Medibles): ¿Qué indicadores uso para medir el alcance?

A (Alcanzables): ¿Puedo lograr el objetivo con los recursos que tengo?

R (Relevantes): ¿Por qué me interesa lograr este objetivo?

T (Sujetos a plazos): ¿Qué tiempo me propongo para alcanzarlo?

PASO 2 : REDACTA LA INTRODUCCIÓN

Especifica por qué estás creando el plan de trabajo y a qué problema brindará solución. En caso que sea relevante, incluye los antecedentes de proyectos similares. Este último punto puede ser útil para destacar en qué se diferencia tu proyecto de los anteriores que no resultaron eficientes.

PASO 3: SELECCIONA RECURSOS

Dependiendo del tipo del plan de trabajo, los recursos varían. Por ejemplo, en el ámbito académico, los recursos son profesores, espacios físicos, licencias de plataformas, etc. En el área empresarial, se definen presupuestos, recursos humanos, instalaciones, materia prima, equipamientos, etc

PASO 4: DEFINE ESTRATEGIAS

Elige las estrategias que aplicarás para llevar a cabo el plan, teniendo en cuenta los recursos con los que cuentas y los plazos de ejecución. Es aconsejable que dividas las tareas: por ejemplo, si quieres vender tus productos online, deberás crear una propuesta, invertir en la publicidad, contar con un stock necesario, gestionar canales de venta, etc.

PASO 5: DISTRIBUYE TAREAS

Traza los roles que cada participante cumplirá a lo largo del desarrollo del plan.

PASO 6: PIENSA EN UN PLAN DE CONTINGENCIA

Crea lineamientos de acciones por si tus estrategias no funcionen. Aquí es donde tomas en cuenta las experiencias de otros proyectos para darte ideas sobre cómo se puede resolver un problema en el futuro.

PASO 7: MIDE EL ALCANCE DE LOS OBJETIVOS

Establecer los criterios de medición ayuda a rastrear los resultados, detectar problemas a tiempo y corregirlos. En la etapa final, puedes determinar si tu proyecto es exitoso o ha fracasado. En el caso de un plan empresarial, los parámetros claves son la productividad y la rentabilidad.

Ejemplo del plan de trabajo

Vamos a ver cómo se vería tu plan de estudios del curso online de Profesión: Diseñador UX/UI de EBAC.

Paso 1: Metas y objetivos

Meta: Quiero aprender a crear interfaces que se enfoquen en la experiencia del usuario.

Objetivos:

• Me inscribo al curso online de Profesión: Diseñador UX/UI.
• Aprendo a diseñar el flujo de navegación, construir prototipos navegables en Figma, optimizar mis proyectos, adaptarlos para múltiples plataformas y realizar pruebas de usabilidad.
• Recibo el certificado de EBAC.
• Creo mis propias interfaces.

Paso 2: Antecedentes

Tengo mi propia cartera de clientes a quienes les diseño sitios web y el contenido para las redes sociales. Hasta ahora mis diseños solo se centraban en la parte gráfica.

Paso 3: Recursos

Materiales: Membresía del curso, con posibilidad de pagarla mensualmente.

Tiempo: Siete horas por semana.

Paso 4: Estrategias

• Dedico al menos una hora al día a las actividades del curso.
• Aplico la teoría aprendida en el trabajo con mis clientes actuales.

Paso 5: Tareas

A lo largo del curso me dedico a aprender la teoría y trasladarla a la práctica, haciendo las siguientes tareas:

• Aprendo métodos de Design Thinking y Lean UX. Los aplico en mi proyecto.
• Identifco el ecosistema del usuario, contruyo un mapa de empatía, hago el análisis de competidores, benchmark y posicionamiento de mi proyecto.
• Estudio en qué consisten la divergencia, la convergencia y el aterrizaje de ideas. Hago un storyboard.
• Aprendo sobre los aspectos de UX writing.
• Creo wireframes en Invision o Marvel, lo documento en Notion, determino qué pautas de pruebas de usabilidad puedo aplicar.
• Analizo los materiales sobre los principios de Diseño UI y la metodología de Atomic Design. Creo un layout del proyecto y desarrollo componentes de la interfaz con sus variantes.
• Estudio gráficos y elementos para el diseño de interfaz, así como herramientas, técnicas y efectos avanzados en Figma. Dibujo los wireframes del flujo de usuario y desarrollo la interfaz de la pantalla de inicio.
• Estudio los aspectos de la gestión del proyecto UX/UI y las técnicas de liderazgo.
• Desarrollo tres proyectos profesionales y los gestiono.

Paso 6: Plan de contingencia

Si me encuentro con más trabajo de lo habitual y tengo menos tiempo para dedicarle a la formación, puedo ajustar el ritmo de estudio según mis necesidades.

Paso 7: Evaluación

Aquí puedo hacer dos cosas. Por un lado, puedo pedirle al tutor que al verificar mis tareas, evalúe qué tan bien entendí el contenido. Por el otro, puedo medir mi rendimiento con base en el tiempo que me toma hacer una tarea. Por ejemplo, si al empezar el curso me tomaba tres horas y ahora solo una, significa que puedo aplicar lo aprendido en menos tiempo y mi desempeño ha mejorado.

En resumen

• El plan de trabajo te resultará útil para administrar tu tiempo de manera eficaz y lograr aprovecharlo al máximo.
• Esta herramienta sirve como guía para fijar tus objetivos, medirlos, gestionar recursos y establecer estrategias para lograr la meta que te propongas.