¿Cómo escribir una carta formal?

Los motivos oficiales, como cuando aplicas para una visa, solicitas un empleo o agradeces a un funcionario por su ayuda ,te requieren hacer una carta oficial. Escribirla puede parecer una tarea complicada si no sabes estructurar bien el texto, elegir las palabras adecuadas y relevantes para tu objetivo y tu destinatario. En este artículo te contamos qué elementos y patrones tienes que incorporar en tu carta formal para que resulte eficaz.

Qué es una carta formal y para qué sirve

La carta formal es un documento que va dirigido a una entidad o una persona con cierta jerarquía. La intención es que comuniques un hecho de manera clara y precisa, por lo que la carta debe contar con una estructura particular.

Las cartas formales pueden tener varios objetivos:

• Expresar gratitud o preocupaciones en un entorno profesional.
• Proporcionar información oficial, por ejemplo, notificar a todo el personal sobre un descanso oficial.
• Hacer solicitudes, por ejemplo, de empleo, visa, derecho, etc.

La carta formal permite comunicarte con una persona que generalmente no conoces. Es por eso que se hace énfasis en la redacción estructurada, la exposición clara de las ideas, el uso del lenguaje cordial, respetuoso y formal.

Partes de una carta oficial

Estructura tu carta con los principales elementos:

• Destino. Aquí es importante que coloques el nombre de la persona a la que va dirigida la carta, así como su puesto, departamento y dirección. Si no cuentas con el nombre de la persona, puedes dirigirte a “A quien corresponda”.
• Fecha. En la fecha debes incluir la ciudad, el día, el mes y el año. Recuerda que las fechas pueden variar. Si te fijas en países latinoamericanos, se cumple este formato, pero si es un país de habla inglesa, como Estados Unidos, el formato sería el mes, el día y el año.
• Saludo. Va delante del asunto de la carta y se redacta haciendo uso de las fórmulas de cortesía y respeto, por ejemplo:
  • Tengo el agrado de dirigirme a usted
  • Reciba un cordial saludo
  • Afectuosos saludos
  • Distinguido/a Sr./Sra

• Introducción al tema. Establece cuál es la razón por la que la escribes. El objetivo de la carta también puede ir acompañado de un saludo. Por ejemplo:
  • Me pongo en contacto con usted, como decano de la universidad, con la intención de informar formalmente que el día 01/01/2023 habrá descanso.

• Cuerpo del mensaje. En esta parte describes propiamente el contenido de la carta, usando el lenguaje formal, el vocabulario variado, oraciones bien construidas, y evitando la repetición de palabras.
• Conclusión. Se aplica para terminar la carta. Puede contener una petición, un agradecimiento o un recordatorio. Ten cuidado de no incluir información que pudiera quedarse incompleta.
• Despedida. Despídete de manera sencilla, sin rebuscar demasiado la frase intentando ser cortés. Existen diferentes fórmulas para despedirse, por ejemplo:
  • Sin más motivo en particular, quedo a la espera de su respuesta y le mando un cordial saludo.
  • Muchas gracias de antemano por el tiempo empleado en mi candidatura.
  • Quedando a la espera de noticias suyas, le mando un cordial saludo.

• Firma: La firma incluye los datos de quién envía la carta y se responsabiliza de ella.

Fuente: Unsplash

Cómo hacer una carta formal

Redactar una carta formal puede parecer difícil, pero el algoritmo correcto te va a facilitar el proceso.

El primer paso es definir el propósito de tu carta: ¿Estás escribiendo para solicitar un trabajo o para agradecer a alguien por su ayuda? Saber qué tipo de respuesta estás buscando te ayudará a determinar cuánto detalle y formalidad debes incluir en tu carta.

Una vez que tengas una idea de por qué estás escribiendo, crea un esquema que incorpore toda la información relevante y la distribuya en orden de la más importante a la menos importante. Esto estructurará tus pensamientos a la hora escribir la versión final y te ayudará a evitar que tus ideas no sean coherentes o estén expresadas de forma poco clara. Asegúrate de que cada oración tenga su propio punto, y no olvides detalles relevantes, como nombres o fechas.

Finalmente, corrige tu carta terminada varias veces antes de enviarla. Evita errores ortográficos, tachaduras, borrones, fuentes difíciles de leer y el uso de posdatas, entre otros. Los errores tipográficos pueden hacer que las cartas bien escritas se vean descuidadas y poco profesionales.

Además, verifica las pautas de formato. Los márgenes siempre deben ser consistentes. Cada borde de la hoja debe tener 2.54 cm de margen, mientras que el tamaño y el tipo de fuente pueden variar según el contexto. Algunas recomendaciones son Times New Roman, Arial, Calibri y Trebuchet MS.

Fuente: Unsplash

Ejemplo de la carta formal

Así es cómo se verá la versión final de una carta formal:

Fulano Mengano Ciudad de México a 01 de enero de 2023

Estimados Sres de la Escuela británica de artes creativas y tecnología

Tengo el agrado de dirigirme a Ud/s con el objetivo de ingresar a su curso de Backend Python. Adjunto mi Currículum Vitae buscando ser incluido en su base de datos por si se produjera alguna vacante en el curso.

En relación a esto, cuento con la experiencia y los conocimientos técnicos necesarios para desarrollar actividades propuestas en el curso. Además, tengo un nivel de inglés avanzado y manejo herramientas informáticas.

Considero que podría integrarme adecuadamente al curso, ya que soy una persona proactiva y con capacidad para formar parte de un equipo de estudio en el que se busque permanentemente alcanzar los valores sostenidos en la responsabilidad.

Agradezco la gentileza de su atención y quedo a la espera de sus comentarios. Asimismo, aprovecho esta oportunidad para saludarlo cordialmente.

Fulano Mengano.

Conclusión

Aunque las cartas formales pueden parecer intimidantes a primera vista, una vez que entiendas lo que debe incluirse, es mucho más fácil escribirlas correctamente. Con la práctica viene la confianza: al realizar varias cartas formales, ya no tendrás problemas para crear estas piezas de comunicación escrita cuando sea necesario.

Si quieres aplicar para el puesto deseado, debes escribir una carta formal asertiva con la finalidad de resaltar tus conocimientos técnicos. En EBAC te ayudamos a profundizar esos conocimientos gracias a diferentes carreras y cursos en línea. Tenemos cursos en diseño, gaming, programación y data, marketing, software y fashion, guiados por tutores profesionales. Te proporcionarán feedback personalizado a las actividades que harás a tu ritmo durante el curso, y te llevarán a un crecimiento sólido en tu carrera profesional.