¿Cómo comunicarte con el cliente de manera efectiva si eres profesional independiente?

Abordar a tus clientes, comunicarles tu misión y valores, explicarles el rol de tus productos y servicios en la solución de sus problemas te ayuda a generar una relación de confianza a largo plazo. La mejor publicidad es el voz a voz: cuando un cliente confía en tu profesionalismo y está conforme con tus servicios, te recomendará.

¿Qué es la comunicación con el cliente y para qué sirve?

Una buena comunicación con el cliente funciona como una vía de dos sentidos. Su función principal es transmitir mensajes clave de quién es un profesional o una marca y cuál es su producto o servicio. A su vez, los usuarios también pueden contactar a este profesional o marca para resolver sus inquietudes. Establecer un diálogo directo es una de las claves del éxito de cualquier negocio, ya que aumenta el nivel de confianza y fidelidad de los clientes y les motiva a dar su preferencia a este profesional o marca.

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Características de la comunicación efectiva

Recuerda que el mensaje que transmites al público lo debes mantener:

• claro
• conciso
• completo
• fácil de recordar
• auténtico
• imparcial para generar confianza
• interesante para el cliente.

Además, muestra empatía y presta atención a lo expresado por el usuario; es la mejor manera de conectar con tu interlocutor.

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Beneficios de la comunicación efectiva

• Mejora la percepción de la imagen. Los clientes confían más en los profesionales con los que pueden entablar una comunicación abierta y que muestran interés en las necesidades de los usuarios.
• Permite recibir un feedback constante. Al implementar diferentes canales de comunicación con los clientes, podrás conocer sus opiniones sobre tus productos o servicios en tiempo real, lo que te permitirá medir la eficacia de tu estrategia y hacer mejoras para obtener los resultados esperados.
• Mejora la experiencia del usuario. Un buen proceso de comunicación antes, durante y después de la compra hará que tus clientes se sientan importantes y les motivará a recomendar tu producto.
• Aumenta ventas. Una comunicación personalizada hace que un negocio se diferencie de los competidores. Los consumidores prefieren relacionarse con profesionales o marcas que los cuiden y se comuniquen de manera cercana con ellos.

¿Cómo establecer la comunicación con el cliente?

Para empezar, te recomendamos hacer un diagnóstico general del estado actual en que se encuentra tu negocio: entender cuáles son los procesos de comunicación, qué canales usas, en dónde tienes presencia y cuál es el mensaje que estás enviando. Ten en cuenta lo siguiente:

• Una vez defines el proceso actual de comunicación, piensa en tus necesidades y objetivos actuales y en lo que deseas comunicar a tus clientes para crear una estrategia de comunicación. Los objetivos deben ser específicos, medibles y relevantes.
• Define el tono de voz de acuerdo con las características de tu público objetivo: su edad, género, estado civil, aficiones, etc.
  Evalúa las características de canales de comunicación y elige los más apropiados para transmitir el mensaje de acuerdo a tu propósito y el público objetivo.
• Establece un presupuesto y un cronograma de ejecución de tu plan de comunicación con los clientes.
• Incluye en tu cronograma el análisis de resultados arrojados por tu plan de comunicación para evaluar qué funciona y qué no y así tomar decisiones pertinentes.

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Principales canales de comunicación con el cliente

Ahora existen varios canales de comunicación, y puedes escoger los que más te convienen para transmitir el mensaje según la funcionalidad específica de cada canal. No es necesario usar todos si no tiene sentido dentro de tu estrategia de comunicación.

Algunos de los canales más usados para implementar una estrategia de comunicación con el cliente son:

Sitio web: Una página web se puede ver como el centro de comunicación de tu marca personal. Cuenta con la información principal sobre el negocio y los datos de contacto: número de teléfono, email, redes sociales, entre otros.

Email marketing: Según un estudio realizado por HubSpot, Rock Content, Litmus y Wistia, el 96.7% de los empresarios consideran que es una de las herramientas más eficaces. Se usa para enviar información relevante a los clientes: actualizaciones de servicios, noticias, novedades, promociones, entre otros. Suele incluir una llamada a la acción (CTA, call to action), que se refiere a una invitación explícita para que los usuarios tomen una medida en relación a la marca, por ejemplo, “Haz clic en el enlace para más información”, “Visita nuestras redes sociales”, “Pincha el enlace para obtener el descuento del 50%”.

Redes sociales: Las redes sociales son una vía de comunicación directa entre tú y tus clientes. Cada vez es más frecuente que los usuarios recurren a ellas para resolver dudas o expresar su satisfacción o inconformidad con el servicio. Las redes sociales te permiten establecer un contacto más cercano con tus clientes, transmitirles confianza y hacerles sentir lo importantes que son para ti y tu negocio. Dependiendo tanto de tu producto o servicio como de tu público objetivo, una red social será más efectiva para entablar el diálogo con tus clientes existentes y potenciales.

Teléfono: Este medio se puede considerar tradicional pero no obsoleto. Además de ofrecer a los usuarios la posibilidad de expresar sus necesidades y resolver sus inconvenientes de forma directa y rápida, ayuda a las marcas y profesionales a establecer una conexión emocional con el usuario y mostrarle su empatía.

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Errores a evitar en la comunicación con el cliente

• No tener la información actualizada: Es importante que tengas actualizada no solo la información sobre tus productos o servicios, sino también los factores que pueden influir en tu estrategia para evitar una pérdida de recursos, tiempo y, en el peor de los escenarios, clientes.
• Responder con evasivas o ignorar comentarios negativos: Mensajes o comentarios negativos sobre un producto o servicio constituyen una parte integral del mecanismo de las redes sociales y es un error ignorarlos. Toma acción a la brevedad posible y trata de solucionar el malentendido, así tu comunidad verá que detrás de la pantalla hay una persona interesada en brindar un buen servicio.
• No contestarle a tiempo a los usuarios: Como profesional independiente debes realizar varias tareas a la vez, pero es importante que cuides el tiempo de respuesta a los mensajes o llamadas de tus clientes. El tiempo excesivamente largo de espera puede verse como una actitud poco profesional o desinteresada.

Para recordar

Una buena estrategia de comunicación te ayuda a crear y mantener una relación a largo plazo con tus clientes. La manera en la que te comunicas con ellos, así como el canal que escoges, hablará de ti como profesional y construirá un vínculo de confianza con tus usuarios.