¿Qué es un diagrama de flujo y cómo hacer uno?

Un sin fin de acciones que hacemos día a día, como comprar un producto, llamar por teléfono, retirar dinero de un cajero o enviar un paquete, están guiadas por diagramas de flujo. Los diagramas de flujo describen series estandarizadas de pasos que seguimos para lograr un objetivo. En este artículo veremos en qué consiste esta herramienta, cómo crearla y por qué resulta tan útil en el ámbito profesional.

¿Qué es un diagrama de flujo y para qué sirve?

Un diagrama de flujo, también llamado flujograma, es la representación gráfica de procesos, sistemas o algoritmos informáticos a través de formas geométricas y flechas conectoras. Las formas normalmente indican etapas del proceso u opciones de desarrollo. Las flechas representan secuencias de tareas y la relación entre los pasos.

Las organizaciones usan diagramas de flujo para simplificar sus procesos al transmitirlos de manera visual. Cada paso del flujograma indica cuál es la siguiente acción a realizar. Al estar ordenados cronológicamente, resultan fáciles de seguir y útiles a la hora de tomar decisiones, ordenar procesos, identificar errores, etc. Por ejemplo, una empresa de software aplica un diagrama de flujo para lanzar una aplicación, los nuevos empleados para completar una tarea de manera ordenada, y el departamento de calidad para asegurarse que sus productos cumplen con los protocolos necesarios.

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Los diagramas de flujo tienen sus ventajas:

1. Permiten manejar el tiempo de forma eficiente. Puedes ahorrar tiempo en explicaciones extensas a tu equipo o clientes, ya que esta herramienta contiene toda la información importante sintetizada.
2. Agilizan la comunicación. Facilita la comunicación dentro de una empresa: por ejemplo, el sector de producción le envía la información necesaria al área de ventas mediante un flujograma.
3. Sirven como medio de capacitación. Las organizaciones pueden usar estos gráficos ordenados y claros para capacitar al personal de nuevo ingreso o mantener informado al equipo de trabajo sobre los procesos que se implementan.
4. Detectan problemas. Gracias a los flujogramas, puedes ver en qué etapa se encuentra el error dentro del procedimiento. Asimismo, te permite detectar los aspectos que debes mejorar o modificar: cuellos de botella, conflictos o pasos innecesarios.
5. Facilitan la gestión de documentos. Puedes documentar textos extensos de manera compacta y plasmar procesos complejos en un solo gráfico.

Sin embargo, existen ciertas limitaciones:

1. Los diagramas de flujo tienen un alcance limitado. Si quieres representar el desarrollo de una empresa durante los últimos cinco años, será difícil sintetizar todos los detalles necesarios en símbolos.
2. Crearlos te puede tomar mucho tiempo, debido a la diversidad de formas y la lógica que debes mantener para que la información fluya de un paso al otro.
3. Al ser una sucesión de pasos a seguir, un solo error puede anular el proceso entero.
4. Es necesario que tu público tenga conocimiento previo sobre qué implica cada símbolo que incluiste.

En general, los diagramas de flujo deben ser

Comprensibles: Su propósito es representar un proceso de manera visual y simple para el público.

Compactos: Se caracterizan por incluir solo la información esencial del proceso.

Claros: Emplean símbolos universales que son fáciles de seguir: flechas, checks, cruces y más.

Autoexplicativos: No requieren una fuente externa para ser explicados. Son los símbolos que guían al usuario en la secuencia de información sobre el proceso.

Veamos la simbología de diagramas de flujo

La norma ISO (en inglés), actualizada por última vez en el 2019, estandariza el uso y la función de los símbolos en el diagrama de flujo. Te presentamos los más frecuentes:

Nombre	Símbolo	Operación
Proceso		Representa una acción a completar, por ejemplo, verificar si existe el stock de un producto.
Proceso alternativo		Ofrece una alternativa al paso establecido.
Proceso predeterminado		Simboliza a un paso que ya ha sido determinado en otro punto.
Terminal		Representa el inicio o la finalización de un proceso, por ejemplo, el cliente dió el feedback post-entrega.
Decisión		Indica el camino mediante preguntas simples de tipo SÍ/NO.​ Por ejemplo, ¿El cliente realizó la compra en la tienda online? SÍ / NO.
Línea de flujo		Determina el orden cronológico de las etapas.
Comentario		Permite agregar un comentario o información extra.
Datos almacenados		Simboliza a una base de datos.
Documento		Simboliza a un documento.
Input/output		Puede ser información de entrada o salida. Por ejemplo, si un cliente quiere pedir una hipoteca, aquí se ingresarán sus datos personales y el historial crediticio.
Símbolo de “o”		Agrupa varias ramas en un solo proceso.
Conector externo		Conecta dos símbolos del diagrama que están en diferentes páginas.
Conector interno		Conecta dos símbolos del diagrama que están en la misma página.

¿Cuáles son los tipos de diagramas de flujo?

• De decisión: Refleja el camino a seguir para tomar una decisión. Se aplica, por ejemplo, al momento de contratar a un nuevo empleado o llegar a nuevos mercados. Incluye las ideas que se ponen en juego, las partes interesadas y la división de tareas.
• Lógico: Describe procesos con el razonamiento lógico, utilizando preguntas del tipo “SÍ / NO”. Se emplea para desarrollar algoritmos, detectar cuellos de botella y limitaciones en los procesos.
• De sistema: Indica como los datos se procesan en el sistema. Incluye los dispositivos que se usan en este proceso: computadoras, impresoras, etc.
• De productos: Representa todas los procesos necesarios para fabricar un producto. Refleja las etapas que pasa la materia prima para acabar como un producto final.
• De programa: Muestra la secuencia de instrucciones en forma de código, que se introduce en un software o una aplicación para completar operaciones lógicas o aritméticas.
• De proceso: Refleja la secuencia de pasos dentro de un proceso, incluyendo los puntos de decisión y el output final.

Crea un diagrama de flujo en 6 pasos

1) Determina cuáles son los elementos del proceso y qué herramientas son las adecuadas para construirlo según tu objetivo. Puedes utilizar los siguiente servicios digitales que te ayuden a crear diagramas:

• Lucidchart: Es fácil de usar, tiene opciones gratuitas y de pago. Te permite elaborar diagramas de flujo personalizados y compartirlos con tu equipo de trabajo para impulsar los procesos dentro de la organización.
• Creately: Con este programa puedes construir diagramas de flujo fácilmente, ya que tiene una interfaz amigable y diversas plantillas que puedes aplicar en tus presentaciones.
• Visme: Esta plataforma te permite elaborar flujogramas creativos en poco tiempo. Puedes hacerlos en formato web, para redes sociales o imprimirlos para ser presentados.

2) Define tu público objetivo: Debes saber a quién diriges tu diagrama para definir el lenguaje, la complejidad del gráfico y los conceptos incluidos.

3) Organiza las tareas en orden cronológico. Será de mucha ayuda para construir la secuencia que quieres expresar mediante el diagrama.

5) Asigna los símbolos, dependiendo de tu tarea o concepto. Simboliza el punto de inicio, los pasos internos y el paso final.

6) Crea un borrador y verifica si necesita alguna corrección antes de mostrarlo a tu público.

Veamos dos ejemplos de diagramas de flujo.

Un diagrama de flujo en una empresa que desarrolla el software se vería de la siguiente manera:

Así se vería el proceso de check-in en un hotel:

Resumiendo

• Los diagramas de flujo simplifican procesos complejos y te muestran el camino para lograr un objetivo de manera gráfica, lógica y coherente.
• Son fáciles de leer, y al utilizar símbolos universales, permiten que la mayoría de las personas se beneficien de ellos.
• Los diagramas de flujo mejoran la comunicación, aumentan la productividad y sistematizan ideas mediante la visualización simple.

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